Digitalisasi Manajemen Piutang, Kunci Peningkatan Produktifitas

Pada saat ini, bisnis merupakan arena yang cukup menantang. Persaingan bisnis di era modern ini sangat ketat, sehingga perusahaan harus berhati-hati dalam menjalankan dan mengawasi bisnisnya, terutama dalam pengelolaan piutangnya. Piutang dalam sebuah perusahaan harus diperhatikan dan dikelola dengan baik.

Manajemen piutang adalah proses yang dilakukan perusahaan untuk mengelola dan mengontrol kredit kepada pelanggan, serta memastikan pembayaran tepat waktu. Proses ini mencakup pencatatan, pemantauan, hingga penagihan atas piutang yang belum lunas dan telah jatuh tempo. Tujuannya adalah untuk menjaga stabilitas arus kas perusahaan dan mencegah adanya kredit macet yang merugikan.

Seiring dengan kompleksitas persaingan bisnis dan tuntutan untuk menjaga kestabilan arus kas, manajemen piutang menjadi salah satu hal penting yang perlu diperhatikan dan dikelola dengan tepat. Namun, pengelolaan manajemen piutang tidak hanya memakan waktu, tetapi juga berpotensi menimbulkan kesalahan. Pemantauan piutang memerlukan kerja ekstra, di sinilah peran teknologi digitalisasi menjadi penting.

Pada era digitalisasi yang berkembang pesat ini, teknologi telah menjadi komponen penting yang tak terpisahkan dalam bisnis. Teknologi perangkat lunak telah banyak digunakan pada berbagai bidang, seperti manajemen keuangan. Kegiatan sehari-hari manusia sekarang lebih mudah dan efisien berkat teknologi. Ini juga berlaku untuk perusahaan karena teknologi membuat pengelolaan piutang lebih mudah bagi karyawan.

Sebuah artikel yang ditulis oleh Stefan Smulders et al. pada tahun 2020 berjudul “The Impact of Digital Transformation on Accounting Practices,” dijelaskan bagaimana digitalisasi mempengaruhi praktik akuntansi, termasuk pengelolaan piutang. Artikel lain oleh Elena Semenova pada tahun 2022 membahas bagaimana usaha kecil dan menengah (UKM) dapat memanfaatkan digitalisasi dalam pengelolaan piutangnya, menunjukkan bahwa teknologi semakin berperan penting dalam berbagai sektor.

Untuk bertahan dan berkembang di pasar yang semakin padat, banyak perusahaan beralih ke teknologi digital dalam operasional mereka, terutama dalam pengelolaan piutang. Salah satu manfaat utama dari digitalisasi manajemen piutang adalah kemampuan untuk menghemat waktu dan tenaga dengan mengotomatiskan berbagai tugas pengelolaan piutang. Perangkat lunak seperti QuickBooks, FreshBooks, Zoho Books, Xero, Wave, Sage Intacct, dan Billtrust merupakan contoh alat yang dapat digunakan.

Usaha kecil dan menengah yang sering kali menghadapi keterbatasan sumber daya juga dapat memanfaatkan teknologi digital untuk memperbaiki pengelolaan piutang. Dengan menggunakan perangkat lunak yang telah disebutkan, UMKM dapat mempermudah proses pencatatan dan penagihan pembayaran, serta mengurangi beban administratif. Pemanfaatan teknologi digital ini memungkinkan UMKM meningkatkan efisiensi operasional, sehingga dapat bersaing dengan perusahaan besar dalam pengelolaan keuangan dan menjaga stabilitas kas perusahaan.

Perangkat lunak seperti QuickBooks, FreshBooks, Zoho Books, Xero, Wave, dan Sage Intacct menawarkan fitur menarik, mulai dari penagihan otomatis hingga analisis berbasis AI (Artificial Intelligence) untuk mengurangi risiko piutang macet. Banyak dari perangkat lunak ini juga menawarkan fitur trial atau uji coba selama sebulan, yang dapat membantu UMKM mengenali teknologi digital dan mendukung perkembangan usaha mereka. Beberapa, seperti Zoho Books, memiliki versi gratis yang dapat digunakan tetapi tidak semua fitur tersedia. Software Wave juga dapat diakses secara gratis, sehingga memberikan opsi tambahan bagi UMKM.

Efisiensi Operasional Digitalisasi manajemen piutang memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya adalah efisiensi waktu dan tenaga karena proses administratif seperti penagihan dan pemantauan piutang dilakukan secara otomatis. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengurangi kesalahan manusia yang sering terjadi dalam input data manual dan lebih fokus pada analisis tren pembayaran pelanggan. Selain itu, perangkat lunak seperti QuickBooks dan Xero memungkinkan pemantauan piutang secara real-time dan memberikan laporan akurat yang dilengkapi analisis berbasis AI untuk mengidentifikasi risiko kredit macet. Hal ini membantu perusahaan menjaga stabilitas arus kas dan mengoptimalkan pengelolaan piutang.

Namun, perangkat lunak digitalisasi manajemen piutang juga memiliki beberapa kelemahan. Biaya implementasi bisa menjadi hambatan, terutama untuk perangkat lunak canggih seperti Sage Intacct yang memiliki biaya berlangganan cukup tinggi. Sementara itu, perangkat lunak gratis atau versi trial seperti Zoho Books dan Wave memiliki keterbatasan fitur sehingga tidak selalu memenuhi kebutuhan perusahaan yang lebih kompleks.

Selain itu, ketergantungan pada koneksi internet menjadi tantangan di area dengan infrastruktur yang kurang memadai. Risiko kebocoran data juga perlu diwaspadai jika perangkat lunak tidak memiliki sistem keamanan yang kuat. Bagi perusahaan kecil atau UMKM, kurangnya keahlian teknis dalam mengoperasikan perangkat lunak dapat menjadi kendala tambahan yang memerlukan pelatihan khusus.

Untuk itu yang perlu kita lakukan jika menggunakan salah satu dari aplikasi tersebut adalah:

1. Pilih Perangkat yang Tepat (Sesuaikan pilihan perangkat lunak dengan kebutuhan bisnis, seperti Wave untuk usaha kecil atau QuickBooks untuk bisnis menengah).

2. Pelatihan Teknis (Berikan pelatihan kepada karyawan agar lebih memahami dan memaksimalkan fitur perangkat lunak).

3. Integrasi dengan Sistem Lain (Pilih perangkat lunak yang mendukung integrasi dengan sistem akuntansi atau manajemen keuangan yang sudah ada).

4. Pastikan Keamanan Data (Gunakan perangkat lunak dengan sistem keamanan yang kuat untuk melindungi data penting perusahaan).

4. Evaluasi Kinerja Perangkat (Lakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitas perangkat lunak dalam mengelola piutang)

Perangkat lunak ini memungkinkan perusahaan dapat dengan mudah memantau piutang, memberikan sinyal otomatis kepada pelanggan yang belum membayar, dan menghasilkan laporan keuangan secara langsung. Selain itu, perangkat lunak ini dapat mengurangi kesalahan manusia sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada analisis data dan tren pembayaran pelanggan. Oleh karena itu, digitalisasi manajemen piutang sangat penting untuk meningkatkan produktifitas dan kelangsungan hidup bisnis perusahaan.

By. Muhammad Rishad Permana, Aminatul Aliva, Novita Rahmadhani, Muhammad Ridho Robiansyah, Iskandar Haqq

(Penulis Mahasiswa Universitas Pamulang Prodi S1 Akuntansi)